Informationshanterare – vem är du?

Sedan urminnes tider har människan haft en inneboende nyfikenhet. Det är den som lett till att vi sökt ny kunskap och ny information, men denna nyfikenhet kan också ta sig en annan form och rikta sig mot vår omgivning. Vilka är egentligen våra kollegor inom informationshantering, vad är deras bakgrund och deras driv, men framför allt: hur hamnade de, liksom vi, inom den här branschen?

För att ta reda på detta delades en enkät ut i slutet av november i de olika facebookgrupperna för arkivarier (Arkivarier i Sverige samt Arkivarier i Sverige info-säk) samt Registratorer i Sverige – Yrkesverksamma registratorer. Den skickades även ut till mina kollegor på ArkivIT med en önskan att den skulle spridas i deras nätverk för utvecklare, infosäk, dataskyddsombud m.m. En majoritet av respondenterna arbetar inom arkiv och registratur. Sammanlagt svarade 81 personer. P.g.a. det låga deltagandet från vissa yrkeskategorier är det svårt att dra några stora slutsatser från enkäten. De svar som inkommit från främst arkivarier och registratorer stämmer med svar jag fått i tidigare liknande enkäter samt genom samtal med kollegor i andra sammanhang. 

I Annat ingår exempelvis (exempelvis verksamhetsutvecklare, regionarkivarie, e- arkivarie, informationssäkerhetsansvarig, förste arkivarie).

En majoritet av de som svarade hade arbetat mer än fem år inom sitt respektive yrke och bör i och med det ha god kännedom om både yrke och den bransch de arbetar i.

Enkätens första fråga var en undran om varför man valt sitt nuvarande yrke. Det svar som mest sticker ut, och som tio personer har gett, är att de halkade in i yrkesbanan av en ren slump. Andra hade kommit i kontakt med arkiv under ett tidigare yrke i livet och tyckt att det var intressant. Ett fåtal personer som svarade på enkäten hade i första hand önskat arbeta inom museisektorn. Dock hade de svårt att få jobb inom den branschen varför de i stället sökt sig mot arkivsektorn som man upplevt tillhör kulturområdet. Även andra vittnar om att de tidigare trivts i ett annat yrke men sadlat om mot att arbeta inom informationshantering då det upplevdes som en tryggare yrkesbana. Några respondenter upplevde tvärtom att de inte trivdes med det arbete eller den utbildning de först valt och ansåg att arkivarieyrket lockade mer. Andra skäl till yrkesvalet som lyfts fram av respondenterna är ett stort intresse för historia (även om det i senare frågor anges att man i daglig verksamhet sällan får arbeta med historiskt material). Flera av respondenterna har sett sitt val av yrke som ett sätt att omsätta sin humaniorautbildning i praktiken. Några angav att de tycker om att arbeta med administration samt att man tycker om den ordning och struktur som kommer av att arbeta med informationshantering. Även de mer självklara svaren finns med, såsom intresse för juridik, att man vurmar för rättssäkerhet och offentlighetsprincipen och, som en respondent skriver, ”information är viktigt, gammal som ny och vi måste ta hand om den. Det är kärnan i demokratin”. Ett av de svar som jag tyckte mest om från samtliga respondenter på frågan om varför man valde sitt yrke var ”det valde mig”. 

Och med det gör vi en övergång till vad respondenterna upplevt som bäst/roligast med yrket respektive sämst/tråkigast. Det respondenterna främst lyfter fram som det sämsta/tråkigaste med jobbet är andras fördomar mot yrkesgruppen (mer om det nedan). En respondent skriver att hen är trött på att ”upplevas som ett sänke. Den som förstör allt lätt och kul”. Man upplever att man inte är så omtyckt av övriga på arbetsplatsen då man upplevs som en tråkig paragrafryttare. Flera lyfter fram att verksamheten ofta nedprioriteras i verksamheten vilket leder till att man ofta saknar resurser för att genomföra behövda förbättringar, men även till en stress över att inte hinna med arbetet. Någon skriver att hen upplever sig ensam i rollen och saknar någon att bolla idéer med. 

Man upplever även att andra har låg kunskap om vad man egentligen arbetar med, vilket i sin tur leder till att man inte alltid tas på allvar i sin yrkesroll. Det blir ofta så att man behöver försvara sin position i verksamheten, både gentemot andra yrkeskategorier och gentemot ledningen. Bristen på förståelsen för yrkesrollen i omgivningen leder till att man ibland inte blir engagerad i projekt som i allra högsta grad berör informationshantering. Det kan även hända att du får vara med, men bara på slutet av ett projekt när det är för sent att påverka. Det är inte bara okunskap kring yrkesrollen som är ett problem utan även att kunskaperna kring informationshanteringsfrågorna är låga inom verksamheterna. Detta leder till mycket felaktigheter i registreringen av information (antingen att information namnges felaktigt, inte registreras, eller registreras dubbelt). När detta påpekas uppfattas man som byråkratisk och stelbent av handläggare och ledning. En annan aspekt som lyfts upp som negativt är de låga lönerna i relation till det arbete man utför. 

Det respondenterna lyfter fram som bäst/roligast med sitt yrke är flexibilitet och variation i vardagen. Man upplever att det är ett ständigt pågående lärande, ett ständigt utvecklande av rutiner samt att man får skapa struktur och ordning i kaoset. Varje dag inom yrket är en ny utmaning med nya spännande arbetsuppgifter. Som en respondent skrev så får man ofta känna sig ”lite som spindeln i nätet”. Flera lyfter även fram att det är roligt att ha möjlighet att hjälpa både medarbetare och allmänheten genom att leverera en bra service. Bland det absolut bästa är när man ser att man har kunnat hjälpa någon att antingen hitta något, att göra rätt eller att förstå något. Eller som en av respondenterna skrev; ”Roligast: att hjälpa någon att knäcka en gåta eller förstå ett större sammanhang”. Det är inte bara det egna lärandet som står i fokus utan även att utbilda andra och att se när polletten trillar ner hos motparten. Vi upplever det också som roligt när man ser att det program man utvecklat används och uppskattas av användarna, och att man kan hjälpa organisationer att få en bättre it- säkerhet och med det en bättre lönsamhet. 

Flera lyfter även fram sina kunniga kollegor som det bästa med yrket. Glädjande nog så svaras det på flera ställen i enkäten att detta är en yrkeskår som är prestigelös och som gärna delar med sig av kunskap. Detta är något som uppskattas av flertalet respondenter och man ser det också som vår främsta styrka. Jag tycker själv det är viktigt att dela med sig av sin kunskap och med det ha acceptans för att andra kommer ta det och göra om och förhoppningsvis göra bättre – för att sedan lära andra och på kuppen även lära en gammal hund att sitta. Man ska ha stolthet i att tillhöra en yrkesgrupp som hela tiden försöker hjälpa, lyfta och stötta varandra. Det är inte vanligt i alla branscher. 

Trots alla missuppfattningar och utmaningar så är det bara en som ångrar sitt val av yrke. En annan var nöjd med sitt yrkesval men uppgav att hen lika gärna hade kunnat bygga gitarrer

Det är hemskt att säga det men frågor rörande främsta missuppfattningen kring det egna yrket kan bli rätt roliga. Exempelvis har tre av respondenterna fått frågan om de arbetar med akvarium. Ungefär lika många till har fått frågan om de arbetar som antikvarie (det kan inte bara vara jag som får jobberbjudanden som antikvarie trots att jag kryssat i arkivarie?). Den vanligaste fördomen är dock att (trumvirvel) vi är tråkiga, introverta och osociala varelser som lever nere i en källare där vi hasar runt med tofflor och en arkivkofta. Jag tänker Gollum i en kofta. Någon som känner sig träffad? Nu älskar jag koftor och tycker det är ett mycket funktionellt plagg, men tråkig, nej och osocial, inte det heller. Och jag känner inte att den bilden stämmer in på de kollegor jag träffat på genom åren. De personerna kan inte ha varit på olika konferenser eller varför inte på våra egna releasefester. Och ska jag vara ärlig tror jag, liksom flera av respondenterna, att det beror på en okunskap om vad vi gör om dagarna. 

En missuppfattning som finns om oss är att vi bara vänder papper hela dagarna – tänk om man kunde få betalt för det. En annan är att man öppnar inkommen post dagarna i ända, stämplar den och sedan registrerar den. Och sen börjar det om igen från början. (Någon mer än jag som får upp memen om katten som frenetiskt knappar på tangentbordet?) 

En del respondenter anger att kollegor, familj och vänner uppfattar yrket som tråkigt och meningslöst. De tror inte att det behövs en sådan roll då verksamheten har koll (uppenbarligen inte om man läser svaren i enkäten) och att man numera ändå har ett e-arkiv som fixar allt. Man får höra att det vi gör inte kräver någon utbildning (räck upp handen ni som fått frågan ”Finns det en sån utbildning?” när ni nämner vad ni arbetar med) och att ”det ändå bara är omplaceringar som hamnar i registratur och arkiv”. Samtidigt som vi, enligt omgivningen, är inkompetenta så är vi också onda varelser med maktbegär som hittar på alla regler kring allmänna handlingar, informationssäkerhet, dataskydd och programmering för att förstöra för andra. Eller som jag fått höra, arkivlagen är ingen riktig lag. Så nu vet ni det!

Allt detta avskräcker oss dock inte från att kämpa vidare eller att rekommendera yrket till andra. Frågan om vilka argument du skulle använda för att locka folk till ditt yrke på en yrkesmässa gav flera bra förslag. De flesta svaren enades kring att det här är branschen för de som vill ha ett varierat och intressant jobb, ett jobb där du får vara en del av navet och bringa ordning i kaos. Du kommer i framtiden att ha ett viktigt jobb som offentlighetsprincipens väktare där du varje dag får chansen att utveckla dig själv och andra. Ett annat argument är att yrket i högsta grad är socialt. Du får ofta stå i händelsernas centrum och du har ständigt möjlighet att bedriva utvecklingsarbeten, komma på egna lösningar och samtidigt vara detektiv. Det mest fångande argumentet är att det är ett framtidsyrke med en god arbetsmarknad där du får åtnjuta en hög flexibilitet. Med frihet under ansvar kommer du aldrig att ha tråkigt! Med det digitala intåget så har en del av yrkeskåren även möjlighet att arbeta hemifrån, något som inte alla yrkesgrupper kan (något Eva Toller tar upp i sin artikel på sidan …..)

Jag kan utan att ljuga säga att bland det roligaste jag vet är att möta nyexaminerade arkivarier eller registratorer. Ofta kommer de in med nya, fräscha idéer och gör att man själv tänker till. Jag minns dock känslan av att vara ny och uppleva att jag fattade noll. Respondenterna hade många tips till nyanställda. Flera av tipsen kretsade kring att gå med i olika nätverk och söka stöd och råd från mer erfarna kollegor, till exempel att man som ny ska våga fråga mer erfarna kollegor men att man också ska vara nyfiken och ta för sig. Flera av respondenterna lyfte vikten av att förstå den verksamhet du arbetar inom samt vikten av att knyta allianser med andra yrkesgrupper inom organisationen. 

Det vi mer seniora i yrkena har lärt oss, ibland den hårda vägen, är att du inte får något gjort om du inte har ledningen med dig, så säkra ditt mandat för att göra ditt utvecklingsarbete, och ta inte på dig för mycket utan gör en sak i taget. Min gamla chef brukade kalla det för honungsfällan; man ser så mycket roligt man vill göra att man hoppar på allt och sen blir inget gjort. I det ingår även att ha tålamod och inse att förändring tar tid. Inget förändras över en natt och även om du är frustrerad över att inget händer så var öppen och ödmjuk mot andra. Kör inte på som en bulldozer utan försök sätta dig in i hur andra tänker och hur de kommunicerar. Med det kommer man långt. Se till att du ständigt är uppdaterad och att du hänger med i utvecklingen. Var kreativ i ditt arbete. Saknas tydliga rutiner och styrdokument på din arbetsplats, ta fram detta för ditt område. Men viktigast av allt –  det är okej att inte veta allt och det är också helt okej att nöja sig med “good enough”. Jag förväntar mig inte att den sista meningen kommer att landa direkt och den tar ofta många år att lära sig. Ofta vill man som ny inte visa att man saknar kunskap men erkänn hellre att du inte kan, eller säg att du behöver kolla upp det (användes flitigt av undertecknad i början av yrkesbanan och används än idag) och hitta en kollega att rådfråga eller bolla en idé med. 

Så, trots alla missuppfattningar och utmaningar så är det bara en som ångrar sitt val av yrke. En annan var nöjd med sitt yrkesval men uppgav att hen lika gärna hade kunnat bygga gitarrer (tack du som skrev det underbara svaret). Flera av respondenterna har även delat med sig av solskenshistorier när man insåg att man hamnat rätt. En del får den uppenbarelsen varje dag medan andra upplever det när man medverkar och slutför ett roligt projekt. Det kan också vara så att man får positiv feedback om att man gör ett bra jobb. Det sista kostar ingenting och det borde inte vara svårt att ge någon annan positiv feedback.

Och med de slutorden på både artikeln och tidningen vill jag passa på att tacka alla som svarade och även tacka alla kollegor som förgyller och berikar mitt yrkesliv! Jag inser ju själv att jag lärt mig så mycket av mina kollegor genom åren och fortsätter att lära mig saker hela tiden. Jag håller med respondenterna om att det är en väldigt trevlig yrkeskår att arbeta i!

Fler artiklar

Cookie notice
ArkivIT.se använder sig av cookies. Om du inte vill att vi använder cookies vid ditt besök kan du när som helst ändra inställningar för cookies i din webbläsare.